異動で２つの部署を兼務することになった理由
新卒で配属されたＣＡＤ課は、当初の目的が達成されたので、チームは解散となりました。
・機械図面の電子化
・設計者、新入社員へのCAD講習
部内は、新しい組織編成がなされ、新配属が決まりました。
課長付の事務職となり
上司が２つの部署を兼務しているので、私も２つの部署を兼務することになりました。
でも、事務職は初めてで、不安がありました。
そんな私に、上司は、的確な指示をして下さりました。
設計と取扱説明書の密接な関係
設計と製品の取扱説明書を作る部署の兼務でした。
２つの部署には密接な関係がありました。
上司がこの２つの部署を統括することになった利便性を実感しました。
そして、私もこの２つの部署のパイプ役になっていきました。
設計者と取扱説明書の製作者お互いの苦悩
設計変更書
新しい製品は発売日が決まっています。
その日程が揺らぐことはありません。
しかし、それまでの過程では、さまざまな理由で変更はつきものです。
製品の外観デザインや部品の変更、機能の追加、不具合対応など色々あります。
変更があった時は、設計者が「設計変更書」を作成し、関連部署に連絡していました。
大きな変更があった時は、各部署は対応に追われていました。
取扱説明書の訂正
前文のような変更があれば、製品の説明書も変更・訂正・差替が必要でした。
・製品の外観デザインや部品の変更 → 表紙デザインの変更、イラストの差替
・機能の追加 → 説明文の追加、補足説明
・不具合対応 → トラブルシューティングを検証し追加
変更箇所が多くて納期が迫っても、イラストや図の差替、文章訂正のミスは許されませんでした。
製品の取扱説明書は、まだ紙の時代で、原稿を手書きで作り版下にして、その先の工程は印刷会社に依頼していました。説明書が納品されると、製品に同梱して、出荷の流れでした。
製品仕様が変更になっても、その最終完成形の内容を取扱説明書は、正確に記載してある必要がありました。重ねて書きますが、ミスは許されないのでした。
両者の苦悩
私が異動前にＣＡＤを設計者の方々に講習していた頃のことですが
取扱説明書の製作担当者と設計者の方が
設計変更って聞いたんですが
新し図面いつできるんですか？
ちょっと待ってよ
今描いてるから
いつもそうじゃないですか
早くしてくださいよ
ちゃんと設計変更出してますよ
だから、それが遅いんですよ
こっちは、印刷屋さんに待ってもらってるんですよ
それを何とかするのが
そっちの役目でしょ
この頃は、設計の方の知識しかなかったので、随分無理なことを要求するんだなあとも内心思っていた私でした。
設計者の方が、何もないゼロの状態からスタートして、物作りをする「生みの苦しみ」を知っていました。ドラフターに貼られた製図用紙が、何日も白紙のままだったのを覚えています。
製図の方法が手書きから電子化に変わっても、この何もない所から、物を作りをする大変さがあると思っています。
製品の取扱説明書の製作をする部署で目にしたものは、初めての用語や作業でした。
そして、衝撃的な現場の事実を知るのです。
というのも、私がＣＡＤ課にいた時、電子化された図面からは、製品の外観デザイン、１つ１つの部品情報が取得でき、活用できるとの認識でした。
しかし、現実は、情報は取得できるけれども、データ容量が多く、取り込みや操作にかなりの時間がかかってしまうということでした。
ですので、取扱説明書の原稿作りは、手書きで行われていたのです。
納期も限られていますし、社外での作業となるので、設計者と外注の印刷屋さんとの板挟み状態だったと思います。
変更の情報共有をより早く正確に伝える為に
上司が設計と製品の取扱説明書を作る部署の兼務になったのは、この変更による情報共有をよりタイムリーに正確に進めるのが目的だったのではないかと、私は思いました。
そして、私が兼務となったのも、上司からの大量な指示を、ミスなく必要な人すべてに伝達するという責務を感じました。
２つの部署は離れた建物にあり、両者のパイプ役的な責務も担うことになりました。
上司のスケジュールに合わせて私も、どちらかの部署で業務をしました。
午前と午後に分けて業務をしたり、時には、行ったり来たりをする時ありました。まだ社内メールや電子決済が普及してない時代でした。
設計変更が続いたり、納期が迫ってきた時の、ピリピリとした、緊張感を感じます。
いかに冷静に正しい判断で業務がすすめられるか、またそのような雰囲気を作れるかという事も考えていかなければと思っていました。
最初の指示は３段トレーの設置
上司は、事務職が初めての私が２つの課の業務が混乱しないよう、的確な指示をくださいました。
上司の席も私の席も、２つの課にそれぞれありました。
この大量な情報を、迅速に処理する為に、上司が書類の仕分けルールを徹底するよう、私に指示を与えてくださったのだと思います。
整理、分類、保管、破棄の明確なルールのもと、略語と連番により、書類がどちらの課の物で、どのように処理をすればよいのかが理解できました。
上司が書類に書き込んでくれたＣＣの記号は、情報を共有する重要な指示でした。
社内メールも電子決済もなかった頃の書類の仕分
パソコンは1人に１台ほど、普及しておらず、部署内に数台でした。社内メールも電子決済もなく、書類はすべてが紙ベースだったんですよ。
決裁書類
上司の決裁書類が必要な書類は、各課ごとに、３段のトレーを置くように指示されました。
- １番上の段：上司がこれから見て決裁する書類（期限の早いものから上に）
- ２番目の段：上司が見て決裁印が押され完了した書類→部次長決裁へ回します
- ３番目の段：保留
更に上司からは、
常に最新の状態にしておく
優先順位を把握するようにと、上司から指示を受けました。
最初は慣れないと思うけど
わからないことは、遠慮なく聞いて下さい。
とはいえ、最初は
本当にわからないことだらけでした
書類が、どこにあるかわからないと困るから
未決・完了・保留に先に仕分けて
３段トレーに入れといて
私は、とにかく、ひたすら書類の仕分けに集中しました。
すると、書類を提出した担当者から、問い合わせが
私の回した書類、どこまで進んでる？
きたー、ついにきました、問い合わせ。
さっき書類を揃えたから、見つけ出して、状況を報告しました。
すると
納期迫ってるから、
早く決裁してもらって
上司が、書類がどこにあるかわからないと困るからと言っていたのは
このことだったのかあと私は、実感しました。
決裁書類だけで焦り、パニックになりかけました。
焦る私に上司が
「習うより慣れろです。まずは、書類に目を慣らして下さい。」とアドバイスしてくれました。
たしかに、今まで、ＣＡＤを担当で毎日見ていたのは、製品の図面、図形と数字の世界から文字ばっかりの書類にも慣れていく必要がありました。
数をこなすうちに、
ワープロやパソコンが普及していない頃なので
手書きの文字で、なんとなく誰が書いたのかも
わかるようになってきました。
受信文書
まだこの頃、メールは普及していませんでした。
受信文書
社外から：郵便物・ＦＡＸ（普通紙でなく感熱ロール紙だったので、コピーしてました）
社内から：紙の書類
受領日と枚数（何枚目／総枚数）を書類の右上に記入して、日付別、種類別に揃えて、机上に置きます。
発信文書の配布と保管、破棄 ＣＣの記号の指示
発信文書
発信文書番号簿を作り、社内・社外別で管理し、書類の右上に書いてから、発信する。
社内文書：部課略語と連続番号、ＦＡＸで送る場合は、部課略語の前に「Ｆ」をつける
社外文書：宛先別略語と連続番号、ＦＡＸで送る場合は、部課略語の前に「Ｆ」をつける
コピーをして、○○課長、○○係長、○○主任に配布します。
「CC」はカーボンコピー（Carbon Copy）の意味で、副本が必要ということでした。
更に、「保」は、 発信後、ファイルして保管する。
「ハキ」は、発信後、破棄する。
などのルールがありました。
このルールに従って動くこと、とても効率的でした。
上司が処理をする書類は、膨大な量でした。
最初に決められた明確なルールで、何がどの段階まで進んでいるかの情報共有が容易になったのです。事務職が初めてだった私は、徹底的に基本を教えられました。
- 優先順位を考えて、
- 漏れなく、落ちなく、
- 正確かつスピーディに
書類は、常に最新の状態に整え、徐々に私も慣れていきました。
恐怖だった設計変更書（セッペン）
でも、そうは甘くありませんでした。
製品の設計変更があると、「設計変更書」が大量に訂正が発生します。
社内では、「設変（セッペン）」と言われてました。
現代のように、データをサッと直して、送信！とはいかない時代。
仕様書、図面、部品表、製造工程表、発注表などなど、
とにかく、いろいろ全部が変更になるので、その決裁の為に、上司の所には、ありとあらゆる部署から、承認依頼の書類が届きました。
もう、私は、パニック状態。
