入社書類を会社に郵送するとき、「レターパックで送ってください」と言われて、戸惑っていませんか?
郵便局には青と赤の2種類があり、どちらを買えばいいのか迷いますよね。さらに、送るときに剥がして取っておく「控えのシール」を、剥がし忘れる人がとても多いのです。 このシールがないと、書類が今どこにあるのか自分で調べられません。
給与事務を24年続けてきた私の目線で、ライトとプラスの違いと、剥がし忘れを防ぐ3つの方法をわかりやすく説明します。
この記事でわかること
- レターパックライトとプラスの違い(比較表あり)
- 入社書類にはどちらを選ぶべきか
- 控えシールの役割と、剥がし忘れを防ぐ方法
- 送るときの注意点
そもそもレターパックって何?
- 対面でお届けし、受領印をいただく「レターパックプラス」と、郵便受けへお届けする「レターパックライト」の2種類が選べます。
- コンビニでも気軽に購入可能です。
- 追跡サービスで、引受情報とお届け完了情報をご確認いただけます。
- 土曜日・日曜日・休日も含めて毎日配達いたします。
- 郵便窓口への差出しのほか、ポスト投函もできるので便利です。一部のポストには入りません。
レターパックライトとプラスの違い【比較表】
青色が「ライト」、赤色が「プラス」です。
| 項目 | レターパックライト(青) | レターパックプラス(赤) |
|---|---|---|
| 料金 | 430円 | 600円 |
| 厚さ | 3cm以内 | 3cmを超えてもOK(A4・4kg以内) |
| 届け方 | 郵便受けに入れる | 対面で渡し、受領印かサインをもらう |
| 追跡 | できる | できる |
| ポスト投函 | できる | できる |
| 郵便局の集荷 | できない | できる |
料金や条件は日本郵便の公式ページをもとにしています。
入社書類にはどちらがおすすめ?
結論は、会社の指定があればそれに従うことです。指定がなければ、次のように選びましょう。
- プラスがおすすめ:マイナンバーや通帳の写しなど、大事な個人情報が入っているとき。手渡しなので、受け取った人がはっきりわかります。
- ライトでもOK:書類が薄く(3cm以内)、郵便受けに入って困らないとき。送料も170円安くなります。
ライトは郵便受けに届くので、誰が受け取ったかの記録は残りません。ただし、追跡で「配達完了」は確認できます。
（引用元：日本郵便）
（引用元：日本郵便）控えのシール「ご依頼主様保管用シール」とは
封筒には、送る人が剥がして保管するシールがあります。日本郵便の案内では「ご依頼主様保管用シール」と呼ばれています。ここに書かれた「お問い合わせ番号」を、郵便追跡サービスに入力すると、荷物の配送状況がわかります。
つまり、このシールは「荷物の追跡番号の控え」です。
剥がし忘れるとどうなる?
- 書類が届いたか、自分で確認できなくなる
- 会社から「届いていません」と言われたとき、調べる手がかりがない
- 入社書類は期日があるので、確認できないと不安なまま待つことになる
剥がし忘れを防ぐ3つの方法
① 封をする前に、先にシールを剥がす
書類を入れる前、あて先を書いたらすぐ剥がします。「ポストに入れる前」ではなく「封をする前」と決めると、忘れにくくなります。
② 剥がしたら、すぐスマホで写真を撮る
シールをノートやスマホの裏に貼り、番号がはっきり写るように撮影します。シールをなくしても、写真が残ります。
③ 封筒全体も写真に撮る
あて先と差出人が書かれた状態で、ポストに入れる前に撮ります。住所を間違えていないか、あとで確認できます。
送る前のチェックリスト
- あて先と差出人を書いた
- 控えシールを剥がした
- シールの番号を写真に撮った
- 封筒全体の写真を撮った
- 書類が全部入っている(会社の一覧と照合した)
もし剥がし忘れたら?
ポストに入れたあとでは、シールは取れません。慌てずに、次の順で動きましょう。
- 郵便局の窓口か、お客様サービス相談センターに相談する。いつ、どこで出したかを伝えます。
- 会社の担当者に、郵送した日と送り方を伝える。「○月○日にレターパックで送りました」と連絡しておくと、会社側も探しやすくなります。
番号がなくても、まずは相談することが大切です。
追跡のしかた(番号が控えてある場合)
- 日本郵便の「郵便追跡サービス」を開く
- シールの「お問い合わせ番号」を入力する
- 「引受」「配達完了」などの状況を確認する
出してすぐは、情報が反映されないことがあります。翌日にもう一度確認してみましょう。
送るときの注意点
- 現金は送れません。
- 補償がありません。もしも事故があっても、損害賠償はされないと公式ページに書かれています。大事な書類は、会社の指定する方法を優先してください。
- 一度配達された封筒は再利用できません。
- 補強のテープを、料金が印刷された部分(料額印面)に貼らないように注意しましょう。
- 一部のポストには入りません。入らないときは郵便局の窓口へ。
まとめ
- ライトは430円・薄い書類向き、プラスは600円・対面で渡す安心感があります。
- 迷ったら、会社の指定を確認しましょう。
- 控えシールは、封をする前に剥がして写真を撮るのが一番確実です。
- 期日が決まっている入社書類は、余裕をもって出しましょう。
