入社書類の準備で悩んだり困ったりしている方はいませんか？提出期日が近くなると焦りますよね。「間に合わないんですが」と連絡がきたとき、お伺いしていることをお伝えします。SmartHRから招待メールが届いたらすることもご参考にして下さい。
SmartHRから招待メールが届いたらすること
SmartHRとは、従来紙で手続きを行っていた入社手続きや年末調整のペーパーレス化、給与明細書のWeb配信も行っています。入社してからも使用することが多いので、メールアドレスとパスワードの管理はしっかり行いましょう。
あなたをSmartHRに招待するメールを受け取ったら、以下の手順で招待を完了してください。
SmartHRヘルプセンター＞ 従業員向け使い方ガイド＞ アカウント・ログイン＞ 招待が届いたらhttps://support.smarthr.jp/ja/help/articles/360026266053/
下記の手順で進めて下さい。
- メールに記載されているURLを開く
- アカウントのパスワードを入力し、［登録する］を押す
- 画面の表示に従って情報を確認・入力する
・書類の確認・合意
・従業員情報の登録
・マイナンバー情報の入力
・入社手続きに必要な情報の確認・入力 - SmartHRのホームが表示されたことを確認する
準備できない書類、理由、提出予定日を伝える
下記の３点を教えて下さいね。
メモにまとめて、
順序良く伝えていただけると助かります。
源泉徴収票・マインバーカード・卒業証明書の対策
連絡をしていただいた内容を考慮し、会社が先に必要な情報をふまえた上で、改めて私からアドバイスをさせていただいています。
- 紛失の対応策：源泉徴収票
→ アルバイト先に再度依頼 - 別の書類での代用案：マイナンバーカードがみつからない
→ マイナンバー記載の住民票を住民登録地から取り寄せる（市区町村） - 遅れる書類がある：卒業証明書だけが間に合わない
→ 先に卒業証明書以外の書類を送っていただき、
卒業証明書の提出予定日をメモで添付。
（社会保険加入手続き・給与振込関連の書類は先に必要なので）
聞いたことのない単語や用語、書類名があって、
もし、わからないことがあったら質問をして下さいね。
知らない単語もあると思うので
わからなかったら
質問していただけると、更なる不備や後れを防げます。
会社によって、提出書類はさまざまです。
会社からの指示に従って、速やかに提出して下さい。
郵便で送る前のチエック
入社書類の準備が整いましたら、
発送前にもう一度、チエックをしてから発送しましょう。
□宛先、差出人、書類記載不備や誤り、添付書類の不足はありませんか？
□提出期日に間に合うように、到着しますか？ ※お届け日数を調べる
□郵便料金の不足はありませんか？ 郵便料金を計算する
□配達されたか確認 追跡サービス
普通郵便の土曜日配達は休止なので注意
日本郵便は
2021年10月2日（土）～
普通扱いとする郵便物・ゆうメール（特定記録を含む）は
土曜日の配達を休止しました。
つまり、土曜日は配達されないのです。
※お届け日数を調べる時は、注意しましょう
土曜日、日曜日、祝日も配達してくれるレターパックライト・レターパックプラス
郵便局のレターパックライト・レターパックプラスは、
- 日本全国一律料金
- 土曜日、日曜日、祝日も配達
- 配達状況を確認できる追跡サービス
料金・配達方法
| レターパックライト | 青色 | ４３０円 | 郵便受けに配達 |
| レターパックプラス | 赤色 | ６００円 | 対面で配達 |
(出典元：日本郵便｜レターパック)
宛名はシールでもOKです。
私は、手書きで文字を書くのが苦手なので
WORDでラベルを差込印刷して貼っています。
送る品名を記入しないと配達が遅れることもある
とても重要な事が２点あります。
●品名は必ず記入しましょう
配達が遅れる場合があるとは、どんな時かというと
航空搭載地域（国内の主として遠方の地域）あての郵便物・ゆうパック等の内容品に、「航空機による輸送ができないもの」が含まれている場合、航空機以外の方法によりお届けするため、1日～4日程度配達が遅れることがあります。
これらのものが内容品に含まれていないかを確認し、正しい品名を具体的に記載してください。
詳しくは、お近くの郵便局におたずねください。日本郵便 | 航空機による輸送ができないものは？
郵便局の方から
大量に郵送する時も、忘れずに記入して下さい。
と念押しされます。
●「ご依頼主様用保管シール」は、必ずはがしてから、投函しましょう。
ご依頼主保管シールに書かれている８桁の数字で、追跡サービスが利用できます。
ポストに投函してしまうとわからなくなってしまうので、忘れずにはがしましょう。
気象状況で送れることもある
郵送時の気象状況で、配達が遅れることもあります。
情報はＨＰに掲載されることがありますので
台風や積雪の多い時期は、事前に確認することをおすすめします。
まとめ
期日までに書類の提出が間に合いそうにない時は、会社に事前に連絡をして相談しましょう。
書類が整ったら、不備のないよう確認をして、確実に早く届く方法で会社に送りましょう。
最近はデジタル化が進んで、ｓｍａｒｔＨＲなどオンライン登録の会社もあります。通信環境を整え、アドレスを間違えないように入力して、途中で中断しないよう、ご注意下さいね。通信障害やシステムのトラブルで送信ができない可能性もあります。スマホ以外で情報を知ったり、操作できる手段も考えておくと安全だと思います。
何か困ったら早めに会社に相談しましょう。
新社会人としてのスタートを応援しています。
入社前でも、入社前研修や引っ越し、社宅への入居など
スケジュールが立て込む人もいます。
何事も早めに準備を進めて、余裕をもって計画しましょう。
どうぞ、体調管理に気をつけて下さいね。
