内定、おめでとうございます!入社が近づくと、会社から「入社書類を提出してください」と案内が届きます。
「何を準備すればいいの?」「間違えたらどうなる?」と不安になりますよね。
実は入社書類のミスで多いのは、源泉徴収票・給与振込口座・マイナンバーの3つです。ここでつまずくと、お給料の振込や社会保険の手続きが遅れてしまうことがあります。
この記事では、給与事務歴24年の私が、新卒の方が準備する書類の一覧と、ミスを防ぐポイントを実務目線で解説します。読み終えるころには、今日から何をすればいいかがはっきりしますよ。
この記事でわかること
- 入社書類の一覧と、事前に準備できるもの
- 提出前に確認したい5つの注意点
- 源泉徴収票・給与振込口座・マイナンバーでミスしないコツ
- 書類が間に合わないときの対応
入社書類は何を出す?まず会社の案内を確認しよう
最初にやることは、会社から届いた書類リストの確認です。入社書類は会社によって異なるため、この記事の一覧より会社の指示を優先してください。
案内を受け取ったら、次の3点をチェックしましょう。
- 書類の種類(不足がないか)
- 提出期限
- 提出方法(郵送・持参・メール・Web)
メールで提出する場合の注意
メールアドレスは1文字違うだけで届きません。「l(エル)と1」「o(オー)と0」など、似た文字に注意してください。
郵送のときは、到着までの日数と料金不足に注意してね。期限は「発送日」ではなく「到着日」のことが多いですよ。
新卒の入社書類一覧【提出が必要になりやすいもの】
一般的に求められる書類を、準備のしやすさ順にまとめました。
| 書類 | 用途 | 準備のポイント |
|---|---|---|
| 給与所得の源泉徴収票 | 年末調整・所得税の計算 | アルバイト収入がある人のみ。入社する年分が必要 |
| 給与振込先の口座情報 | 給与の振込 | 本人名義の口座。通帳やアプリで確認 |
| マイナンバー(個人番号) | 社会保険・税の手続き | 番号確認と本人確認の書類が必要 |
| 基礎年金番号がわかるもの | 厚生年金の加入手続き | 年金手帳、基礎年金番号通知書など(後述) |
| 雇用保険被保険者証 | 雇用保険の手続き | 以前に雇用保険に加入していた人のみ |
| 卒業(見込)証明書 | 最終学歴の証明 | 学校へ発行依頼。日数がかかる場合あり |
| 住民票記載事項証明書 | 現住所の証明 | 役所で発行。手数料は自治体で異なる |
| 身元保証書 | 会社への保証 | 保証人の署名・捺印が必要。早めに依頼 |
| 資格証明書 | 業務に必要な資格 | 必要な職種のみ |
| 写真 | 社員証など | サイズ・枚数・撮影時期を確認 |
| 印鑑 | 各書類への押印 | 認印が多いが、実印を求められる場合も |
「身元保証書」や「卒業証明書」は、他の人や学校の手を借りるため時間がかかります。案内が届いたら、まずここから動くのがおすすめです。
書類を準備するときの5つの注意点
- 記入漏れ・誤りがないか、提出前にもう一度見直す
- 期限に余裕をもって準備する(目安は期限の1週間前)
- コピーが必要な書類は、原本とコピーの両方を用意する
- わからないことは、自己判断せず会社の担当者に確認する
- 間に合いそうにないときは、期限前に必ず連絡する
連絡なしの遅れが一番困ります。事前に相談してもらえれば、たいていは対応してもらえます。
▶ 間に合わないときの詳しい対応は入社書類が間に合わない時の対処法をご覧ください。
ミスが多い3つの書類のポイント
ここからは、給与事務の現場で特にミスが多い3つを解説します。
給与所得の源泉徴収票(アルバイト収入がある人)
学生時代にアルバイトで給与をもらった方は、入社する年にもらった給与の源泉徴収票を提出します。
ポイント
- 必要なのは入社する年分です。別の年の分は不要です。
- 複数のアルバイト先がある場合は、その年の分をすべて提出します。
- 紛失したら、アルバイト先に再発行を依頼しましょう。
- 退職日と最後の給料日の関係で、3月中に発行されないことがあります。その場合は、その旨を会社に伝えれば大丈夫です。
入社年以外の源泉徴収票を提出する人がけっこういます。入社年分以外は必要ありませんよ。
▶ 詳しくは【令和8年】会社に提出する源泉徴収票はコレ!で解説しています。
給与振込先の銀行口座
口座情報に誤りがあると、お給料を振り込めないことがあります。必ず通帳やアプリで確認しながら記入しましょう。
確認する項目
- 銀行名(金融機関コード)
- 支店名
- 支店番号
- 口座番号
給与の振込は、ご本人名義の口座にしかできません。口座がない人は、早めに開設してくださいね。
▶ 詳しくは給与振込口座の書き方|入社書類で失敗しない7つの注意点をご覧ください。
マイナンバー(個人番号)
マイナンバーは、社会保険や税金の手続きに使います。自分の番号を確認できるものは次のとおりです。
- マイナンバーカード
- 個人番号が記載された住民票
- 通知カード(※)
※通知カードは2020年5月に廃止されましたが、記載内容(住所・氏名)が住民票と一致していれば、引き続き番号確認に使えます。住所変更などをしている場合は、住民票の写し(マイナンバー記載)を用意しましょう。
会社には、「番号の確認」と「本人確認」の両方が求められます。マイナンバーカードがあれば1枚で済みます。住民票は、住民登録地の役所で発行してもらえます(手数料は自治体によって異なり、300円前後が目安です)。
年金に関する書類の注意
以前は「年金手帳」の提出が一般的でしたが、2022年4月から新規発行は廃止されました。手元に年金手帳がない方は、基礎年金番号通知書などで基礎年金番号を確認できます。会社の案内に従って、どれを出せばよいか確認してください。
よくある質問(FAQ)
Q. 入社書類はいつから準備できますか?
A. 内定後、会社から案内が届いたらすぐ始められます。身元保証書や卒業証明書、住民票など、時間がかかるものから動くのがおすすめです。
Q. アルバイト経験がないと、源泉徴収票は不要ですか?
A. 入社する年に給与をもらっていなければ、提出は不要です。
Q. 印鑑は認印でもいいですか?
A. 認印で足りることが多いですが、会社によっては実印が必要な場合もあります。案内を確認してください。
Q. 書類に書き間違えたら修正テープを使ってもいい?
A. 会社によってルールが異なります。訂正印での修正を求められるのが一般的なので、不安なら新しい用紙をもらいましょう。
まとめ
入社書類は、社会保険の加入やお給料の振込に必要な、大切な書類です。特にこの3つを押さえましょう。
- 源泉徴収票:所得税・年末調整の計算に使う(入社年分のみ)
- 給与振込口座:お給料の振込に使う(本人名義)
- マイナンバー:社会保険の加入手続きなどに使う
新生活の準備でやることが多い時期ですが、ご家族にも協力してもらいながら、期限内に提出しましょう。新社会人として、気持ちよくスタートできるよう応援しています。
